3 Pedoman Pengarsipan Sederhana

No Comments

Salah satu cara paling mendasar untuk menemukan makalah saat Anda membutuhkannya adalah dengan mengambilnya dari sistem pengarsipan yang efektif. Sistem pengarsipan yang baik akan memungkinkan Anda menemukan apa yang Anda cari dalam 10 detik atau kurang.

Berikut adalah 3 panduan pengarsipan sederhana yang bisa membantu:


CATEGORIZING


Sistem pengarsipan hanya efektif, jika Anda dapat menemukan semua yang Anda butuhkan, kapan pun Anda membutuhkannya - tanpa perjuangan. Dan semua sistem pengarsipan yang baik memiliki kategori kertas yang berbeda. Makalah Anda akan masuk dalam kategori MAIN, atau kategori SUB.
Misalnya, kategori utama mungkin adalah KEUANGAN. Beberapa subkategori dalam Financial, dapat berupa:

  • Rekening tabungan
  • Rekening giro
  • Rekening Pasar Uang

Pengarsipan penting untuk semua jenis usaha berbagai level, termasuk jenis usaha seperti laser cutting mdf dan produsen sofa kulit asli.


Di lemari arsip Anda, kategori utama Anda harus selalu menggantungkan folder file dengan tab berlabel. Subkategori Anda harus dilabeli folder file manila di dalam folder gantungan utama kategori utama yang sesuai.

SISTEM PENYELESAIAN DASAR

Untuk sebagian besar, orang memilih untuk menggunakan satu, atau kombinasi dari, sistem pengarsipan dasar ini:

  • Alfabetis (A, B, C, D, dll.)
  • Numerik (1, 2, 3, 4, dll)
  • Kronologis (Jan, Feb, Mar, Apr, dll.)

Yang Anda gunakan, tergantung pada apa yang Anda gunakan untuk itu. Misalnya, jika Anda perlu menyimpan file untuk semua pelanggan Anda (atau rekan kerja, teman, dll.), Menurut abjad berdasarkan nama belakang biasanya akan bekerja paling baik.

Untuk nomor kasus sekuensial atau proyek yang diberi nomor, sistem numerik mungkin akan bekerja paling baik.

Jika perlu bagi Anda untuk menemukan sesuatu berdasarkan tanggal, maka secara kronologis mungkin pilihan Anda.

Beberapa orang benar-benar kreatif dan menggunakan kombinasi dari sistem ini. Misalnya, Anda mungkin ingin kategori utama Anda bersifat kronologis, namun subkategori di dalamnya harus menurut abjad.

LABELING.

Jika sebuah file tidak diberi label dengan benar, itu tidak akan cepat dan mudah ditemukan:

Selalu tuliskan subjek Anda di tab folder file, di dekat bagian atas tab, sehingga Anda dapat melihatnya dengan mudah saat melihat-lihat file Anda.

Gunakan titik tengah, spidol hitam untuk memberi label pada file Anda. Mencetak; Jangan gunakan script. Gunakan sesedikit mungkin kata pada tab.

back to top